Handbuch für das Sekretariat

1. Anmeldung & Passwort-Recovery

Oeffnen Sie index.html im Browser (Chrome empfohlen). Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie Anmelden oder druecken Sie Enter.

Auf der Login-Seite finden Sie Links zu den Handbuechern, sowie Impressum und Datenschutzerklaerung.

Passwort vergessen?

Die ausführliche Schritt-fuer-Schritt-Anleitung zum Passwort-Reset befindet sich in der Datei PASSWORT-RESET.txt, die Ihnen separat zur Verfuegung steht. Sie enthaelt alle notwendigen Schritte.

Nach der Anmeldung erscheint eine Sync-Statusleiste:

• Auf der Login-Seite finden Sie Links zu den Handbuechern für Sekretariat und Lehrkräfte.

  #x1F7E2; Gruen = Server-Modus — Änderungen werden automatisch für alle Benutzer gespeichert

• Auf der Login-Seite finden Sie Links zu den Handbuechern für Sekretariat und Lehrkräfte.

  #x1F7E0; Orange = Lokaler Modus — Änderungen nur in diesem Browser (Server nicht erreichbar)

2. 🏠 Start — Dashboard & Workflow

Nach der Anmeldung sehen Sie das Dashboard mit Ihren naechsten Schritten:

• Workflow-Schritte 1-4: Zeigt den Fortschritt — Daten vorbereiten → Termine planen → Eltern informieren → Sprechtag durchfuehren. Jeder Schritt hat einen direkten Link zum passenden Tab.
• Statistik-Kacheln: Lehrkräfte, Schüler, Termine, Warteliste
• Auslastungsbalken: Prozentualer Anteil belegter Slots
• Eltern-Anfragen: Offene Anmeldeanfragen werden prominent angezeigt — klicken Sie darauf um zum Eltern-Portal zu gelangen
• Assistenten: Schritt-fuer-Schritt-Anleitungen für Neuen Sprechtag, Drucken & Verteilen, Lehrer informieren
• Top-Lehrkräfte: Die fuenf meist gebuchten Lehrkräfte als Balkendiagramm
• Schnellzugriff: Buttons zu allen wichtigen Bereichen

Die Navigation besteht aus 6 Tabs — alle Funktionen sind thematisch gruppiert. Stammdaten und Drucken sind direkt in die jeweiligen Tabs integriert, Auslastung und Prüfung befinden sich als klappbare Bereiche im Termine-Tab:

8. Stammdaten

Veranstaltung & Zeitfenster

• Titel und Datum der Veranstaltung
• Zeitfenster: Vormittag/Nachmittag Start- und Endzeiten, Slot-Dauer (Standard: 15 Min.)
• Nach Änderungen "Zeitfenster speichern" klicken

Gebäude & Räume

• Gebäude hinzufügen, Räume pro Gebäude verwalten
• Räume mit x entfernen

Lehrkräfte

• Name, Kuerzel, Fach, E-Mail, Gebäude, Raum
• "fest"-Checkbox: Lehrer will Raum nicht wechseln (Raumoptimierung)
• Import/Export als JSON, Vorlage zum Download

Schüler

• Name, Klasse, Elternname, Telefon, E-Mail
• "2 Eltern"-Checkbox: Erlaubt 2 gleichzeitige Termine
• Wohnform (Intern/Extern): Schüler können als "Intern" (Internatsschüler) oder "Extern" (Abwohner) markiert werden. Diese Unterscheidung wird für die getrennte Buchungsfreigabe verwendet (siehe Einstellungen).

9. ⚙️ Einstellungen

Der Tab ⚙️ Einstellungen enthaelt alle Konfigurationsoptionen an einem Ort:

• Gebäude & Räume: Gebäude hinzufügen, Räume pro Gebäude verwalten (vorher im Stammdaten-Tab)
• Veranstaltung: Titel und Datum des Elternsprechtags
• Zeitfenster: Vormittag/Nachmittag Start- und Endzeiten, Slot-Dauer
• Buchungen: Import/Export aller Buchungen
• Sync-Info: Server-Status und Komplett-Backup
• E-Mail (SMTP): SMTP2GO-Konfiguration für Benachrichtigungen
• Passwort aendern
• Daten zurücksetzen: Neu laden, Stammdaten Reset, Komplett-Reset
• Zugriffs-Protokoll (Audit-Log): Unter Einstellungen einsehbar — zeigt fehlgeschlagene Anmeldeversuche der letzten 14 Tage (IP-Adresse, Zeitpunkt, Typ). Wird automatisch bereinigt.

Getrennte Buchungsfreigabe (Intern/Extern)

Wenn die Buchung für Eltern aktiviert ist, kann zusaetzlich die Checkbox "Nur für Internatsschüler freigeben" aktiviert werden. In diesem Fall:

• Eltern von Internatsschülern können sofort Terminwuensche abgeben
• Eltern von externen Schülern sehen neutral den Hinweis "Buchung wird bald freigeschaltet" — kein Hinweis auf die getrennte Freischaltung
• Sobald Sie die Einschraenkung aufheben, können auch externe Eltern buchen

3. 📋 Termine — Buchungstabelle

Termin buchen

1. 1 Gruene Zelle anklicken
2. 2 Schülernamen eingeben (Autocomplete). Bei leerem Feld: Klick zeigt alle.
3. 3 Geschwisterkind: Dropdown erscheint automatisch. Oben stehen erkannte Geschwister (gleicher Nachname/Elternname), darunter alle anderen Schüler. Waehlen Sie das zweite Kind, wenn beide gemeinsam besprochen werden.
4. 4 Bei Geschwister-Buchung: Sie werden gefragt, ob der Folgeslot gesperrt werden soll (doppelte Gesprächszeit).
5. 5 Notizen (intern, nur für Lehrkraft): Interne Bemerkungen, die nur die Lehrkraft auf ihrem Terminblatt sieht (mehrzeilig, **fett**, - Aufzaehlungen)
6. 6 Info an Eltern (im Elternportal sichtbar): Hinweise, die den Eltern als blaue Info-Box bei ihrem Termin im Eltern-Portal angezeigt werden
7. 7 Speichern

Weitere Funktionen

• Sperren: Blockiert das Zeitfenster (Button immer sichtbar im Buchungsdialog)
• Verschieben: Termin umbuchen
• Löschen: Termin entfernen
• Rückgängig: Button im Header (bis zu 20 Schritte)

4. 👨‍🏫 Lehrkräfte — Terminblaetter, Warteliste & Nachruecker

• Detaillierter Terminplan pro Lehrkraft
• Bei Geschwister-Buchungen: Beide Kinder angezeigt
• Buchen, Bearbeiten, Freigeben pro Slot
• Einzeln oder alle Lehrerblaetter drucken

Warteliste und Nachruecker

Unterhalb des Terminplans befinden sich die Warteliste. Hier können Schüler vorgemerkt werden, die bei Terminausfall nachruecken sollen.

1. Schülernamen eingeben
2. Optional Notiz
3. "Hinzufügen" klicken

Nachruecker direkt einplanen (neu)

Neben jedem Wartelisten-Eintrag gibt es den Button 📋 Zuweisen. Damit können Sie einen Nachruecker direkt einem freien Zeitfenster zuweisen:

1. Auf 📋 Zuweisen klicken
2. Ein Dialog zeigt alle freien Zeitfenster der Lehrkraft an
3. Konflikte (Doppeltermin, Gebäudewechsel) werden direkt markiert
4. Auf ✓ Buchen klicken
5. Schüler wird gebucht und automatisch von der Warteliste entfernt

5. 📋 Schüler- & Elterninfo — Terminplaene & Geschwister

• Chronologische Terminliste mit Lehrkraft, Raum, Gebäude
• Pausen zwischen Terminen werden angezeigt
• Gebäudewechsel-Hinweise (rot bei weiten Wegen)
• Bei Geschwister-Buchungen: "mit [Name]"

Geschwister-Ansicht (Familienplan)

Button "Geschwister-Ansicht": Kombinierter Plan aller Kinder einer Familie.

• Alle Termine aller Geschwister chronologisch
• Gleichzeitige Termine blau markiert
• Pausen und Gebäudewechsel sichtbar

6. Auslastung, Datenprüfung & Raumoptimierung

• Gesamtstatistik: Slots gesamt, belegt, frei, gesperrt, Warteliste
• Pro Lehrkraft: Balkendiagramm

Datenprüfung

"Daten prüfen": Automatische Validierung (Lehrkräfte ohne Raum, Schüler ohne Klasse, Konflikte, schwach belegte Zeiten, Gebäudewechsel).

Raumoptimierung

"Optimierung berechnen": Schlaegt Raumtausche vor, um Laufwege zu minimieren. "fest"-Lehrer werden nicht verschoben.

7. Drucklisten

10. 🌐 Eltern-Portal — Live-Modus & E-Mail-Versand

Live-Modus im Header

Im Header sehen Sie den Button "PLANUNG" (grau) oder "● LIVE" (rot pulsierend):

• Planungsmodus (PLANUNG): Standard — alle Änderungen sind intern
• Live-Modus (● LIVE): Alle Änderungen werden protokolliert. Klick auf den LIVE-Button oeffnet das Änderungsprotokoll-Modal

Lehrer-Links

Im Tab 👨‍🏫 Lehrkräfte unter dem klappbaren Bereich "Lehrer-Links" können persönliche Read-Only-URLs generiert werden.

E-Mail-Benachrichtigungen

Im Live-Modus: Klick auf den LIVE-Button → Modal → "Benachrichtigungen versenden".

E-Mails enthalten: Änderungen, vollstaendige Terminliste (inkl. Geschwister), Raum, Link zur Online-Ansicht.

Eltern-Stornierungen im Änderungsprotokoll

Wenn Eltern ueber das Portal einen Termin absagen, wird dies automatisch im Änderungsprotokoll erfasst. So behalten Sie den Ueberblick ueber alle Änderungen — auch solche, die von Eltern selbst vorgenommen wurden.

Auto-Refresh im Eltern-Portal

Das Eltern-Portal aktualisiert sich automatisch:

• Im Live-Modus: Alle 30 Sekunden
• Im Normalbetrieb: Alle 2 Minuten

Eltern sehen Änderungen (z.B. verschobene Termine) zeitnah ohne manuelle Aktualisierung.

DSGVO-Bereinigung

Beim Löschen eines Schülers aus den Stammdaten werden automatisch alle zugehoerigen Eltern-Zugangsdaten gelöscht:

• Sessions und Login-Tokens
• PINs und OTP-Codes
• DSGVO-Einwilligungen

Zusaetzlich können in der DSGVO-Einwilligungstabelle einzelne Eintraege ueber den 🗑️ Button manuell gelöscht werden — dabei werden ebenfalls alle Zugangsdaten des betroffenen Elternteils entfernt.

11. Neuen Sprechtag planen

Button "Neuen Sprechtag vorbereiten" in den Einstellungen:

• Wird gelöscht: Buchungen, Sperren, Wartelisten, Lehrer-Notizen, Änderungsprotokoll
• Bleibt erhalten: Lehrkräfte (mit Räumen), Schüler, Gebäude, Zeitfenster, Passwort

12. Server-Synchronisation & Multi-User

Das System speichert alle Daten auf dem Server. Mehrere Benutzer können gleichzeitig arbeiten:

• Automatische Synchronisation: Änderungen werden sofort auf den Server uebertragen
• Multi-User: Sekretariat bucht Termine, Lehrkräfte fuegen Notizen hinzu — alles parallel
• Polling: Änderungen anderer Benutzer werden alle 15 Sekunden erkannt und übernommen
• Konfliktschutz: Beim Buchen wird automatisch geprüft, ob der Schüler zur gleichen Zeit bereits anderswo gebucht ist
• Lokaler Fallback: Wenn der Server nicht erreichbar ist, wird lokal gespeichert. Spaeter können lokale Daten hochgeladen werden.

13. Tipps, Tooltips & Arbeitsablauf

Tooltip-Hilfe

Klicken Sie auf den 💡-Button im Header um Tooltips ein-/auszuschalten. Bei aktivierten Tooltips erscheinen Erklaerungen wenn Sie mit der Maus ueber Buttons, Tabs und Eingabefelder fahren. Der Tooltip-Status bleibt auch nach einem Seitenreload erhalten.

Empfohlener Arbeitsablauf

1. 1 Dashboard prüfen — Datenqualitaet beachten
2. 2 Einstellungen: Datum, Zeiten prüfen
3. 3 Lehrkräfte/Schüler-Tab: Stammdaten importieren (klappbarer Bereich)
4. 4 Termine-Tab: Termine buchen
5. 5 Termine-Tab: Auslastung aufklappen, Datenprüfung, Konflikte beheben
6. 6 Optional: Raumoptimierung
7. 7 Header: Live-Modus aktivieren (PLANUNG → LIVE)
8. 8 Lehrer-Links + E-Mails versenden
9. 9 Schüler-/Familienblaetter drucken

Tipps

• Autocomplete: Leeres Feld anklicken zeigt alle Eintraege
• Übersicht: Maus ueber Zelle zeigt Tooltip mit Details
• Notizen: **fett** und - Aufzaehlung werden formatiert

14. 👨‍🏫 Lehrkräfte deaktivieren

Einzelne Lehrkräfte können deaktiviert werden, ohne sie aus dem Datenbestand zu löschen. Das ist sinnvoll, wenn eine Lehrkraft am aktuellen Sprechtag nicht teilnimmt, aber für zukuenftige Veranstaltungen erhalten bleiben soll.

So deaktivieren Sie eine Lehrkraft

1. Tab Lehrkräfte oeffnen
2. In der Zeile der Lehrkraft ganz links das Haekchen (Checkbox) entfernen
3. Die Zeile erscheint grau und ausgegraut — die Lehrkraft nimmt nicht am Sprechtag teil
4. Der Zaehler zeigt z. B. „12 aktiv, 3 deaktiviert | 15 gesamt“

15. 👫 Beide Elternteile buchen (zweiEltern)

Wenn beide Elternteile separat an einem Termin teilnehmen — z. B. weil sie getrennt leben und jeder Elternteil seine eigenen Termine hat — kann dies im System erfasst werden.

Einrichtung in den Stammdaten

1. Tab Schüler- & Elterninfo → Stammdaten aufklappen
2. Beim Schüler die Checkbox „2 Elternteile“ aktivieren
3. Name von Elternteil 1 und Elternteil 2 eintragen

Buchung mit zwei Elternteilen

Wenn beim Schüler „2 Elternteile“ aktiviert ist, erscheint im Buchungsdialog eine blaue Leiste:

• „Für welches Elternteil ist dieser Termin?“
• Elternteil 1 oder Elternteil 2 auswählen
• Beide Elternteile können denselben Zeitslot bei derselben Lehrkraft buchen

Laufzettel bei zwei Elternteilen

Beim Druck der Laufzettel erhält jedes Elternteil seinen eigenen Zettel mit den zugeordneten Terminen. Ein Schüler mit zwei Elternteilen erzeugt daher automatisch zwei Laufzettel.

16. 💾 Explizite Speichertaste

Alle Änderungen werden automatisch auf dem Server gespeichert (erkennbar am gruenen Sync-Badge im Header). Zur zusaetzlichen Sicherheit steht im Header immer ein „💾 Speichern“-Button bereit.

• Klick auf „💾 Speichern“ erzwingt sofortigen Server-Upload aller Daten
• Der Button wechselt kurz auf „✅ Gespeichert“ als Bestaetigung
• Im Offline-Modus (oranger Badge) speichert er lokal — ein Upload zum Server erfolgt automatisch wenn die Verbindung wiederhergestellt wird

17. 📊 Dashboard-Hinweise

Das Dashboard (Start-Tab) zeigt nach dem Laden automatisch eine Datenprüfung durch. Wenn Probleme gefunden wurden, erscheint ein Hinweis-Badge, z. B. „5 Hinweise“.

Klicken Sie auf den Hinweis-Badge um die Liste der Hinweise aufzuklappen. Jeder Hinweis beschreibt ein mögliches Problem:

• Fehlende E-Mail-Adressen bei Lehrkräften oder Eltern
• Buchungskonflikte (z. B. parallele Termine eines Schülers)
• Gebäudewechsel ohne ausreichend Pufferzeit
• Inaktive Lehrkräfte mit vorhandenen Buchungen